11-1.-籌備會議範例:高雄炫蜂一團、二團中蜂隊第一次籌備會議記錄

© 時間：2007年2月3日11：30 ～ 16：00（含午餐時間）
© 地點：高雄市林森路春水堂
© 出席：赤腳老鷹、巒大杉、玉山圓柏、薄雪草、八爪魚、小紅球、向陽山、黑貓
© 總主持：赤腳老鷹（其中分段主持，所有人都抽籤輪流）
© 記錄：黑貓
© 紀錄大綱：包含：A、主要結論與B、詳細討論方法及過程兩部分。
© 紀錄內容：
A、主要結論：
1、中蜂隊人數底限？一隊或兩隊？各隊人數上下限？導引人員之人數？
結論：中蜂隊一隊分兩小組（南、北），一組人數下限8人，沒有人數上限（估計離團小蜂為21人左右），若一組人數少於8人，另一組多餘8人，則協調大蜂，若總人數太少則分隊掛名在二團下。

主要活動以隊為主，由中鋒隊大蜂邀請擔任助理導引員，如果沒有人可以協助，則由中鋒隊家長優先排班協助（已擔任炫蜂團義工者除外）。

2、團集會形式是分開或合併？大蜂是否需要在場？每季、半年、一年活動的形式為何？
結論：團集會的時間是分開的。以一季來看，一次是與小蜂集會，一次是彈性運用該次集會，另一次是以中蜂自己為主的集會。基本上大蜂不必在場，但有需要支援的時候就必須請大蜂協助。因此要等三月十八日討論有結果後再確定將來中蜂的時間安排和運作。

3、團集會形式為何？地點？
結論：以年度為單位，由團長、領隊、中鋒隊導引員偕同中蜂隊員共同訂定年度目標，而其他時間則以該年度目標之達成為主，其他的活動可安排以達到該年度目標為輔的活動設計。而該年度目標則以列舉選擇的方式供中蜂隊員選擇數項。項目間無排他性。

4、團隊年費？
結論：年度活動費和小蜂相同，均為NT$1500。中蜂隊自行管理財務，但是當活動合併舉行時，中蜂隊需共同負擔餐點之費用。

5、巒大杉角色及各相關工作人員之角色關係？
結論：巒大杉在炫蜂團之定位及名稱為「高雄炫蜂團中蜂隊領隊」。炫蜂團未來會有一
團及二團，故將來會將團之編號註明其間。領隊、育成會會長、炫蜂團長三者之關係為互相協調之關係。每當有集會時，須邀請會長及團長與會。

B、詳細討論過程：
一、腦力激盪此一次會議要討論的問題。
主持人：赤腳老鷹
由大家先思考並提出本次會議中要討論的題目，先不做細節討論，並且由赤腳老鷹列舉紀錄在紙上。

二、抽籤。
赤腳老鷹準備籤，並由各人抽取後分配各人接下來要主持的議題。

三、主持人：赤腳老鷹
針對各項議題腦力激盪且不做總結討論，由各主持人自行先記錄激盪內容。
1、主持人：八爪魚
中蜂隊人數底限？一隊或兩隊？各隊人數上下限？導引人員之人數？
要離開的小蜂有20餘人，需視有意願持續加入中蜂的小蜂人數及導引員人數來訂定相關人數上下限。
2、主持人：向陽山
團集會形式是分開或合併？大蜂是否需要在場？
要配合小蜂活動，但原則上中蜂自行活動，要配合後勤支援的大蜂才需要參加活動內容。活動的內容可安排有些時候在一起有些時候分開。
一般團集會全部在一起，但是活動內容不一樣。
中蜂可安排一季一次的特別團集會，也就是比較大的活動。
中蜂到國中時期則活動可能安排在寒暑假時比較有可能。
3、主持人：黑貓
每季、半年、一年活動的內容為何？地點？
（草）一年一次大山活動以兩天或三天為主，中間安排中型山或古道。
（向）一季可以安排一次當日來回的活動。
（八）也可安排諸如鳥松溼地整理之類的義工活動。
（巒）是否先決定採取幫中蜂安排好或是邀請中蜂共同來參與訂定活動計畫和行事曆的方式。
4、主持人：玉山圓柏
團隊年費？
年度團費應比照小蜂收取。
要有獨立的團費管理機制。
（巒）若有特別活動時則額外費用需要另外收取，而中蜂也可學習自己管理財務。
（八）如果是當場收取活動費，則仍需家長協助保管。
5、主持人：小紅球
巒大杉角色及各相關工作人員之角色關係？
（巒）中蜂的小隊長應為中蜂成員且中蜂和小蜂間是平等的，所有團務最終決定權應該尊重團長。
（玉）可以稱為「高雄炫蜂團中蜂隊召集人」。

★ 回饋人：巒大杉
對話時會發生岔題的狀況，因此要注意討論主題且應服從主席的提醒，適時將討論拉回主題。

四、各段討論。
1、主持人：八爪魚
中蜂隊人數底限？一隊或兩隊？各隊人數上下限？導引人員之人數？
（玉）不對外招收新人的狀況下中蜂的成員僅來自小蜂
（巒）一小隊要有兩名導引員，一小隊分兩組活動，大型的活動則合併在一起舉行。且人數也不能太多，人數多會壓縮發言時間，參與感會降低。兩組人馬共同搭配也能營造出一些競爭的氣氛。
（向）如果人員太少又有人缺席時，則組內不容易進行活動。
主席裁定：中蜂隊一隊分兩小組（南、北），一組人數下限8人，沒有人數上限。主要活動以隊為主，必要時請助理導引員協助，必要時也請育成會家長協助。
★ 回饋人：巒大杉
主席不宜發表意見。尊重主席與出席人員，大家不要私下討論，以免遺漏重要訊息。
（赤）主席應該邀請大家發表意見。

2、主持人：向陽山
團集會形式是分開或合併？大蜂是否需要在場？
配合小蜂團集會的形式。
（巒）中蜂可自行討論安排活動內容。每季的活動可安排比較大規模的活動。前兩次的活動也可以體能活動或相關課題為主。
（草）可能要等小蜂行事曆出來後再決定中蜂將來的活動日期、形式和事項。
（向）一次合併、一次自行安排、一次大活動。
（八）可安排試試中蜂帶小蜂。
因此要等三月十八日討論有結果後再確定將來中蜂的時間安排和運作。

★ 回饋人：巒大杉
主席不能發表意見。
（向）真的會忍不住，就忘記自己在主持了。
（赤）主持是要練習的，也是要有功力的，慢慢來。

3、主持人：黑貓
每季、半年、一年活動的內容為何？地點？
（赤）可列出以年度目標的方向。
以列舉的方式供中蜂選擇一些目標，大家想出來的包括：自行車、爬百岳、人文民俗風情、認識原住民系列、古道巡禮、自助旅行的規劃及實踐、徒步旅行的方式（舉例：最終目標是徒步旅行一週）。
（赤）各活動無排他性，可思考如何搭配進行。

★ 回饋人：巒大杉
好的部分：主持人重複剛剛大家的發言，把剛剛討論的再說一次以提醒大家。
要注意控制議題討論的時間長短。

4、主持人：玉山圓柏
團隊年費？
收費比照小蜂，但特別的活動費用需另計。當有活動是合併舉行時，中蜂方面的團費需補貼到小蜂這方面的支出。

★ 回饋人：巒大杉
這個議題較單純，主持人也單純的主持。

5、主持人：小紅球
巒大杉角色及各相關工作人員之角色關係？
巒大杉在炫蜂團之定位及名稱為「高雄炫蜂團中蜂隊領隊」。（原為召集人，但覺得召集人並無實質責任，召集結束就結束，領隊才有責任感）
提問：仍不清楚炫蜂團的組織架構？
（草）炫蜂團架構，翔鷹團、奔鹿團、炫蜂團、小蟻團、育成會是並駕齊驅的，
上面會有複式團團長、總團長，在荒野隸屬親子教育委員會，所以未來我們是泥、虎、長、細、中蜂隊。
未來由團長、育成會會長和中蜂隊領隊做協調工作，

★ 回饋人：巒大杉
好的部分：主持人適時提出停止討論的提醒，有助於控制討論時間。

五、臨時動議。
主持人：赤腳老鷹
1、中蜂開會時間？
決議：2月28日08：00，地點另行通知。

2、中蜂隊報名截止時間？
決議：2月25日。

3、沒有小蜂活動，孩子是中蜂的家長是否出席小蜂的團集會？
當需要家長支援的時候，必須煩請家長支援，但是不算出席率。尤其當中蜂需要家長支援時，必須協調家長出席。
（草）例如育成會會長、副會長或導引員已經接任義工工作，原則上中蜂需要支援時，家長需要優先配合支援。

4、家長是小蜂導引員，但小朋友在中蜂隊時，在中蜂有特別活動而想參與時，可否請假？
以炫蜂架構為主，但中蜂特別活動盡量將時間地點錯開不和小蜂活動同一天，而導引員是家長的話，則儘量配合在一起活動。

六、總整理、回饋、分享。
主持人：薄雪草。
提問：今日整個會議，看到、學到哪些未來帶領大蜂、中蜂或小蜂的方式？
（小紅球）學習到了主席不能參與討論，討論不能離題，以及如何提出問題的方式，
覺得提問題是比較困難的，還要學習。
（玉山圓柏）赤腳老鷹採用前期腦力激盪的方式很好，在時間上可先行思考後再討論，
有思考過，時間上比較容易掌控。
（向陽山）比較了解開會的程序，相當的不同於部隊的模式。
（黑貓）腦力激盪的方式在小型會議上對討論議題很有效率，回饋的機制也可以督促主席要善盡職責，而且如果有黑板能輔助討論會更有效率。
（巒大杉）學習到了掌控會議的技巧，把腦力激盪與討論的時間切開可以適切的掌控情緒，比較不會流於對立衝突的狀況。而中蜂隊要進行深度內化討論時，人數不能太多。凝聚團隊共識，才能有執行力。
（赤腳老鷹）看到大家投入心與力，願意嘗試新的方式，感覺不錯，對未來團對運作有幫助。大家要練習帶領討論的方式，先把自己放空會對討論有幫助，也比較中立。討論中，主席可以想討論方法，但是不能預設立場或結果。人數稍多的會議也可以用人員分組切割的方式以腦力激盪的型式進行討論。

★ 回饋人：巒大杉
主持人提問簡單切入重點，並延伸到未來團務會議實際帶領會議討論的參考。


總回饋主持人薄雪草宣布散會。