11-2.籌備會議範例:荒野南區炫蜂團2007團務研討會第一次籌備會議紀錄
© 時間：2007.2.10 09:30-12:30
© 地點：土撥鼠自宅
© 主席：分段輪流主持
© 帶領：老鷹
© 出席：巒大杉、薄雪草、奶爸、藍藻、土撥鼠、玉山圓柏
© 記錄：藍藻
© 說明：
紅色－主題．桃紅色－分享
© 大綱：
一、暖身：暖身、暖心、暖腦
二、表列討論項目：討論出今天要討論的內容項目
三、細部討論：針對上述2結果進行細部討論
四、分享與回饋
五、臨時動議
六、附件

© 活動流程：
一、暖身：2人一組抽籤，每組2分鐘，決定各組負責帶領的暖身活動類型。
1、暖身（草+奶）：身體的準備；所有人排成一直列，雙手搭前面夥伴的肩，並為其按摩，時間約1分鐘；轉向幫後面夥伴進行同樣動作。讓大家體驗互相照顧，並讓頭尾2位夥伴也都有享受到。
2、暖心（玉+藻）：人、互動的準備；兩兩一組，以不說話的方式與對方用相同器官打
招呼。
(鷹：能夠感覺到對方額頭溫度比手心高，因為有用”心”去感受到。)
3、暖腦（土+杉）：主題的準備；1人1句與今天主題相關的話或成語接龍，後面夥伴
需重覆前面夥伴所說的話。成果：團務研習+籌備會+能夠激盪出什麼 +？。
(分享：有”笑果”，並會注意別人講話)

二、表列討論項目：換人換組，仍2人一組，討論接著要作什麼？
1、(奶+玉)：訂出年度計畫，對炫蜂團更有共識。
2、(藻+杉)：訂研討會當天討論題綱、流程、工作項目、分工。
3、(土+草)：早上先引導，下午實作及細部討論。
(結論由老鷹匯整成6大項並作成6張紙條：宗旨及目標、研討會題綱、研討會流程、地點、工作項目及分工、空白紙條)

三、細部討論：
步驟一：每人抽取一張紙條，負責主持一項。
步驟二：匯整出來的討論項目，開始主持時，要幫前一主持人針對其主持方式作回饋。步驟三：用過的主持方式不可重覆使用。
步驟四：空白紙條表示最後一位主持，除回饋上一主持人外，還要帶大家對今日討論作一總回饋。
(一)開始主持前，請大家先針對以下三個議題自由說出想到的想法：
1、研討會當天的宗旨、目標。
2、提綱：行事曆、經費分配、小蜂年度目標及主題、大蜂年度目標及主題。
(請大家腦力激盪先只拋想法而不討論)
3、流程：暖身心腦(三溫暖)、參考歷史流程、他團流程、引導訂行事歷、人的互動、新舊蜂的經驗分享、育成會行事曆、小蜂行事曆、地點討論。

(二)開始各段主持
1、主持人：藍藻。
題目：宗旨目標。
主持方式：兩兩一組，討論出你認為研討論當天的宗旨和目標為何，再各組提出結論。(提醒：這方法已用過)
修改主持方式：每個人將自己認為的宗旨目標寫在一張紙條上，再兩兩一組討論，最後得出三項結論，再由主持人匯整成一項結論。
討論結果：(玉+奶)引導大蜂對於炫蜂團工作及活動更有共識。
(藻+杉)宗旨：對年度目標、行事曆、經費達成共識。
目標：訂出每人可配合的時程，讓團務運作更順利，大、小蜂成長豐收。
(土+草)讓炫蜂團新年度運作更順暢，凝聚共識。
(鷹：通常對於得出的結論，會議當下未能決議，可先交由主持人匯整後於記錄提出)
(決議：結果以藻+杉的宗旨、目標做結論)

(杉)回饋主持人：討論進行方式要一次決定，不要一直改變。

2、主持人：巒大杉。
題目：題綱。
主持方式：由剛剛討論整理出6大題綱：小蜂年度目標、小蜂年度行事曆、大蜂年度目標、大蜂年度行事曆、育成會任務、經費及預算。
(鷹：這時發現powerpoint很重要，可讓大家清楚剛提出的項目。)
奶：1與2、3與4可整合成同一項。
鷹：可增加分享回饋、暖身。
草：暖身可內含分享，例如：分享過去行事曆執行經驗，及引導、設計行事曆注意事項、合作態度的提醒都可在暖身內。
最後由主持人匯整成6項題綱：
i. 三溫暖(身心腦，含引導、注意事項、行事曆執行經驗分享、合作態度)
ii. 小蜂年度目標主題及行事曆
iii. 大蜂年度目標主題及行事曆
iv. 經費、預算及分配
v. 育成會工作分配
vi. 回饋及分享

(土)回饋主持人：感謝主持人已將部份流程訂出。

3、主持人：土撥鼠。
題目：研討會流程。
主持方式：利用2006年流程資料作討論。
草：第一次訂的流程僅供參考，視需要修改。
鷹：引導重點：訂行事曆注意事項。
杉：小蜂行事曆可考量荒野協會的宗旨
討論結果：參考附件A。

(奶)回饋只持人：排的太好了，辛苦了。

4、主持人：牛奶芭樂。
題目：地點討論。
主持方式：大家討論需考量參與人數、費用、連絡、台南交通等。
討論結果：請巒大杉負責確認地點及餐點。

(草) 回饋主持人：奶爸方式為直接發包。

5、主持人：薄雪草。
題目：工作項目及分工。
主持方式：逆時針每人輪流拋出你想到需準備的工作事項，可參考手頭上2006年資料；經2回合後由主持人匯整及一一討論各項目負責人選。
討論結果：參考附件B。

(玉) 回饋主持人：讓大家先不討論單拋想法，達成腦力激盪，再分工討論匯整方式很好。

四、分享與回饋：
主持人：玉山圓柏。
主持方式：三人一組，針對今天的開會方式提出2點分享，黑白配決定分組。
1、草+土+藻：（大家都想講一點，所以要求主持人每人可以分享一句）
Ⅰ.會議時間掌控良好，重點都有討論到。
Ⅱ.學習到不同的討論方式，此方式讓每個人都有參與到。
Ⅲ.此會議讓人對研討會的認知大大改變，因為討論方式可經由設計而更有效率。

2、玉+奶+杉：（每人只有一個字）
快、狠、準

五、臨時動議：
1、場地確認後是否需再安排一次會議：等巒大杉聯絡場地後，再通知探勘+開會。
2、感謝白頭翁準備豐富的午餐。

PS：會後老鷹用藍藻女兒的繪本（猜猜我是誰）將書倒過來，讓大家看圖片像什麼？
很多東西可以用不同方式、不同的角度來看，可以讓事情更有創意，而不會制式化，被侷限。

六、附件：
附件A：2007年炫蜂團團務研習課程表流程
時間-----課程內容------講師------備註
08:15
~08:30----報到--------薄雪草
08:30
~10:30---三溫暖-------巒大杉
10:30
~12:00--小蜂行事曆----薄雪草
12:00
~13:30--午餐及午休----藍藻
13:30
~15:00--大蜂行事曆---玉山圓柏
15:00
~16:00---經費預算----小紅球--台南另自行決定討論內容
16:00
~17:00--育成會工作分配-奶爸
17:00
~17:30---總回饋-----巒大杉---含環境整理

附件B：工作事項分配
工作主題---工作內容----------------負責人
1.報到處--簽到表、資料、筆、收費--玉山圓柏、小紅球
2.招生簡章---------------------------薄雪草
3.值星-----時間提醒------------------巒大杉、薄雪草
4.器材用品準備--含歷史資料---------玉山圓柏
5.記錄總匯整-------------------------薄雪草
6.攝影--------------------------------輪流（相機薄雪草提供）
7.茶水--------------------------------土撥鼠
8.午餐--------------------------------巒大杉
9.記帳--------------------------------小紅球
10.交通指揮--------------------------視情況需要
11.報名人數統計---------巒大杉將留團名單交奶爸
12.場地佈置及復原-------------------玉山圓柏、巒大杉

PS：1、費用待地點、餐廳確定後再一併計算。
2、請各段帶領主持人將記錄交給薄雪草做總整理。